Será que Diariamente nos Empenhamos em Atividades que Consomem Recursos e Tempo e Não Acrescentam Valor?

É comum nos dias que correm falar-se em Produtividade, ou melhor na falta dela. São poucos os países da Europa em que este tema não seja abordado e não se tentem encontrar as mais variadas explicações.
Não querendo encontrar aqui uma explicação para o problema, pois nunca existe só uma explicação para problemas tão complexos como estes, pretendo no entanto abordar algumas das atividades que além de consumirem recursos e tempo, não acrescentam qualquer valor a uma organização.

O pensamento LEAN considera que apenas uma pequena parte do tempo e esforço de uma organização é convertida em valor e que todas as actividades que não acrescentem valor ao produto devem ser eliminadas. O pensamento LEAN baseia-se pois num conjunto de princípios que visam simplificar o modo como uma organização produz e entrega valor aos seus clientes, concentrando-se somente nas actividades que acrescentam valor e eliminando todo o desperdício.
Segundo Shoichiro Toyota, Presidente da Toyota, “Desperdício é tudo para além da quantidade mínima de equipamentos, materiais, componentes, espaço e Tempo dos trabalhadores, necessária para acrescentar valor ao produto.”

Existe efetivamente hoje em dia, um claro desperdício de tempo nas organizações. Mais de 80% do tempo de uma organização é despendido em atividades que não acrescentam valor.
O problema é tanto mais grave quando perder tempo em qualquer atividade empresarial significa Perder Competitividade!

Algumas das atividades e atitudes que mais tempo e recursos consomem nas organizações são bem conhecidas de todos. São elas:

1. Reuniões
2. Mau funcionamento dos Canais de Comunicação
3. Adiamento de Tarefas
4. Telefone e Internet (redes sociais)

1. Reuniões

Fazer Reuniões hoje em dia é um dos passatempos de muitas das nossas organizações. Fazem-se reuniões por tudo e por nada e sem critério nas participações. Na maioria das vezes só 10% dos presentes numa reunião contribuem efetivamente para essa reunião.

• Faça uma reunião quando for realmente necessária - muitas delas são desnecessárias, consomem tempo e muitas vezes os resultados são nulos. As reuniões devem ser feitas apenas quando o proveito compensar os gastos! 
• Elabore uma ordem de trabalhos tendo em conta a Regra de Pareto (só 20% interessa tratar) e comunique-a com antecedência aos convocados para a reunião.
• Não prolongue as reuniões por mais de 90 min. A concentração dos participantes diminui ao fim desse tempo.
• Faça um resumo no fim da reunião e envie a ata no mesmo dia ou no dia seguinte.
• Seguidamente controle se o que está a ser feito coincide com o que foi definido em ata. A falta de controlo do que foi decidido é uma das maiores falhas das reuniões!

Na 2ª parte deste artigo iremos abordar os outros três necrófagos do nosso tempo.

Concorda com este nº de atividades consumidoras do nosso tempo ou a sua experiência diz-lhe que existem mais? Comente, gostaria muito de ouvir a sua opinião.